Spesso può essere utlie importare in Excel dei dati provenienti da file di testo; per esempio, quando dobbiamo acquisire la rubrica di Outlook o di Thinderbird. In genere, i programmi di posta eletronica esportano in formato CSV (Comma Separated Values); questi file sono come delle tabelle in cui i record sono inseriti uno per riga ed i campi sono separati dalla virgola. I file CSV possono quindi essere aperti e modificati con qualsiasi editor di testo, compreso Notepad di Windows.
E se volessimo importare i dati in Excel 2003 o successivi, per ordinare le righe o applicare dei filtri? Aprendo il file direttamente (ad esempio con il comando "apri con") il risultato sarà quello di vedere tutti i dati inseriti nella prima cella, riga dopo riga. L'unica separazione corretta che il programma opera è quella dei record. Si può fare di meglio... vediamo come (prendendo come origine il file esportato della rubrica di Thunderbird).
- apri Excel
- crea un Nuovo file (in EXCEL 2003: Menu File -> Nuovo; in EXCEL 2007/10: pulsante "Office" ovvero quello in alto a sinistra con dentro quattro quadratini colorati -> Nuovo)
- scegli la voce predefinita (Nuova cartella di lavoro)
- apri un'origine dati esterna (in EXCEL 2003: Menu Dati -> Importa dati esterni -> da testo; in EXCEL 2007/10: menu Dati -> pulsante "da Testo" che si trova sulla sinistra)
- seleziona il file CSV e clicca sul bottone "Importa"
- si apre una finestra dal titolo "Importazione guidata testo - Passaggio 1 di 3"
- passaggio1:
qui puoi scegliere che tipo di file di testo stai importando; il file "Delimitato" è quello in cui i campi sono separati da un carattere speciale, come ad esempio la virgola o la tabulazione; il file a "larghezza fissa" è quello in cui i dati sono incolonnati ed ogni colonna ha una specifica larghezza
- scegli il tipo di file Delimitato
- inizia ad importare dalla riga 1
- origine file Windows (ANSI)
- passaggio2:
avendo scelto il tipo "Delimitato" devi ora scegliere quale sia il delimitatore- tra i delimitatori seleziona solo Virgola
- non flaggare la voce "Considera delimitatori consecutivi come uno solo"
- qualificatore di testo: nessuno (in certi casi potresti dover scegliere le virgolette)
- passaggio3:
i valori da importare possono avere diversi formati. Per evitare che Excel li stravolga, è meglio impostare "Testo" per i CAP o i numeri di telefono; le colonne nome, cognome, indirizzo possono essere lasciate su "Standard". Se nel file da importare non ci sono numeri, puoi anche ignorare questo passaggio.- nella finestra "Anteprima dati" in basso, clicca sulla colonna dei CAP
- scegli l'opzione "Testo" tra i formati disponibili, in alto a sinistra.
- testo aggiunto il 19/01/2014 - SE tra i dati da importare ci sono dei numeri in formato americano (che usano il punto per la separazione dei decimali e la virgola per le migliaia), occorre impostarli nella finestra che si apre cliccando il pulsante "Avanzate...": digitare il punto come separatore decimale e la virgola come separatore delle migliaia
- infine, clicca sul pulsante "Fine"
- passaggio1:
- una piccola finestra chiede in quale cella inserire i dati: se visualizza la cella "=$A$1" procedi, altrimenti seleziona "In un nuovo foglio di lavoro"; quindi, clicca su OK
- finalmente dovresti trovare i dati correttamente disposti in righe e colonne, pronti per essere organizzati; prima di continuare, salva il file nel formato XLS o XLSX per non rischiare di perdere il lavoro svolto.
Come sempre, puoi contattarmi per altre informazioni e, se queste righe ti sono state utili, puoi farmelo sapere inserendo un commento.
A presto!